Gizlilik bildirimi
Son düzenleme: 27 Eylül 2026
Bu bildirim, WAdoc.online'ın kişisel verileri nasıl topladığını, kullandığını, paylaştığını, sakladığını ve sildiğini açıklar. Hizmeti kullanan klinik çalışanlarını, kliniklerin hastalarını, kliniklere WhatsApp üzerinden yazan kişileri ve WAdoc desteğine başvuranları kapsar. Hastası olduğunuz klinik, hasta kayıtları ve sağlık hizmetleri için ayrıca kendi aydınlatma metnini sunmalıdır.
Verilerden kim sorumlu?
Hasta kayıtlarınızın veri sorumlusu kliniğinizdir. Hasta ve randevu verilerinin neden kaydedileceğine, nasıl kullanılacağına ve mesleki veya yasal gereklilikler nedeniyle ne kadar saklanacağına klinik karar verir. Bu kayıtlarla ilgili olarak normalde önce kliniğe başvurmalısınız.
Executive Precision Era, klinikler için WAdoc.online'ı veri işleyen sıfatıyla işletir. Klinik kayıtlarını yalnızca hizmeti sunmak, güvenliğini sağlamak ve desteklemek amacıyla, kliniğin talimatları doğrultusunda işleriz.
Executive Precision Era; çalışan hesapları, kimlik doğrulama, abonelikler, hizmet güvenliği, destek ve iletişim gibi WAdoc.online'ın işletilmesi için gereken veriler bakımından veri sorumlusudur. Bize Rua Herminio Cunha 7, Setúbal, Portekiz adresinden veya privacy@wadoc.online adresinden ulaşabilirsiniz. Bir veri koruma görevlisinin veya Türkiye'de temsilcinin belirtilmesinin gerekip gerekmediği incelenmektedir.
Hasta verilerinde veri sorumlusu, hizmet aldığınız kliniktir. Kliniğin adı mesajlarında ve randevu bilgilerinde görünür. Tam unvanını, iletişim bilgilerini, geçerli hukuki sebepleri ve sağlık verileri için işleme şartını ve kayıtlarınızı saklamak zorunda olduğu süreyi klinikten isteyin. Kliniği belirleyemiyor veya ona ulaşamıyorsanız klinik adını belirterek bize yazın; talebinizi güvenli biçimde yönlendirelim.
Hangi verileri, nereden topluyoruz?
| Kategori | Örnekler | Kaynak |
|---|---|---|
| Hasta kimlik ve iletişim verileri | Ad, telefon numarası, e-posta adresi, tercih edilen dil, isteğe bağlı doğum tarihi, ulusal kimlik veya sigorta numarası da içerebilen klinik kayıt numaraları ve veli, vasi veya temsilci ilişkisi | Hasta, yetkili temsilci veya klinik çalışanı |
| Randevu ve sağlıkla ilgili veriler | Klinik, doktor, hizmet, tarih ve saat, ücret kaydı, durum, iptal gerekçesi, ziyaret geçmişi ve randevu notları | Hasta, klinik çalışanı veya WhatsApp üzerinden gelen randevu talebi |
| WhatsApp verileri | Telefon numarası, mesaj içeriği, zaman damgaları, sağlayıcı mesaj kimlikleri, menü seçimleri, izin kayıtları ve teslimat durumu | Meta WhatsApp Business Platform ve klinik |
| Çalışan hesabı verileri | Ad, e-posta adresi, kimlik sağlayıcısı kimliği, klinik rolü, isteğe bağlı unvan, telefon numarası ve profil fotoğrafı | Çalışan, kliniği ve çalışan Google ile oturum açmayı seçtiğinde Google |
| Hesap etkinliği ve güvenlik verileri | Oturum ve davet kayıtları, oturum açma zamanları, denetim olayları, destek erişim kayıtları, istek kimlikleri, rota, yanıt durumu ve hizmetin ağ ucunda işlenen ağ bilgileri | Hizmet kullanılırken oluşur |
| Faturalama verileri | Ödemeden sorumlu üyenin adı ve e-posta adresi, abonelik planı ve durumu, Stripe müşteri, ödeme ve abonelik referansları | Ödemeden sorumlu üye ve Stripe; kart bilgileri Stripe sayfalarına girilir ve WAdoc.online'a ulaşmaz |
| Destek, ekip ve belge verileri | Destek mesajları, çalışan mesajları, izin talepleri, yüklenen dosyalar, klinik belgeleri ve ilgili etkinlik | Klinik çalışanları ve WAdoc desteği |
Kişisel veri satın almayız veya satmayız. Verileri reklam amacıyla kullanmayız; reklam izleyicileri veya davranışsal analiz araçları kullanmayız.
Verileri hangi amaç ve hukuki sebeplerle kullanıyoruz?
- Klinik randevu yönetimi: hasta kayıtlarını, randevuları, uygun saatleri, hatırlatmaları, klinik belgelerini ve çalışanlar arası iş birliğini yönetmek.
- Hesapların yönetimi: çalışanların kimliğini doğrulamak, klinik rollerini uygulamak, oturumları sürdürmek, davet göndermek ve abonelikleri yönetmek.
- İletişim: hizmet e-postalarını, destek yanıtlarını ve izin verildiğinde randevuyla ilgili WhatsApp mesajlarını iletmek.
- Hizmeti korumak: yetkisiz erişimi önlemek, hata veya kötüye kullanımı araştırmak, denetim kayıtları tutmak, yedekleme ve kurtarma yapmak.
- Yasal yükümlülükler: gizlilik taleplerini yanıtlamak ve yasal olarak tutulması gereken fatura, güvenlik veya diğer kayıtları saklamak.
Hasta kayıtları: klinik, fiilen uyguladığı GDPR 6. madde hukuki sebebini ve sağlık verileri için 9. madde şartını belirtmelidir. Türkiye hukuku uygulanıyorsa KVKK'nın 5. ve 6. maddelerindeki ilgili işleme şartlarını da belirtmelidir. Bu sebepler kliniğe göre değişir; kaydınıza uygulanan sebepleri klinikten öğrenebilirsiniz. Kliniğin WAdoc ile yaptığı sözleşme, hastanın sağlık verilerini işlemek için tek başına hukuki sebep değildir.
WAdoc işletim verileri: çalışan hesapları ve abonelikler, sözleşmeli hizmeti sunmak; fatura ve gizlilik talebi kayıtları, yasal yükümlülükleri yerine getirmek; güvenlik ve destek kayıtları ise hizmeti koruma ve işletme yönündeki meşru menfaatler için işlenir. Her faaliyet için kesin hukuki sebep ve rızaya bağlı faaliyetler teyit edilmektedir. Hasta verileri için isteğe bağlı yapay zekâ yardımı şu anda etkin değildir.
Hastalar isteğe bağlı e-posta adresini, doğum tarihini, tercih edilen dili veya WhatsApp bildirimlerini vermeyebilir. Randevu için yine de ad ve klinikle iletişim kurulabilecek bir yol veya temsilci gerekebilir. Çalışanların hizmeti kullanabilmesi için hesap kimliği ve e-posta adresi gerekir. Klinik, kendi mesleki yükümlülükleri nedeniyle başka bilgiler isteyebilir; hangi alanların zorunlu olduğunu ve bilgi vermemenin sonucunu kliniğe sorun.
WAdoc.online, yalnızca otomatik işlemeye dayanarak kişiler hakkında hukuki veya benzer ölçüde önemli sonuçlar doğuran kararlar vermez. Hasta verilerine yönelik isteğe bağlı otomatik yardım şu anda etkin değildir. Bu durum değişirse işleme başlamadan önce bildirim güncellenecektir.
WhatsApp ve Meta verileri
Klinikler, randevu görüşmeleri için Meta WhatsApp Business Platform'u kullanabilir. Katılımcı bir kliniğe mesaj gönderdiğinizde Meta; telefon numaranızı, mesaj içeriğini, zamanı, sağlayıcı mesaj kimliğini ve etkileşim seçimlerini WAdoc.online'a iletir. Bu verileri mesajı doğru kliniğe yönlendirmek, randevu işlemini anlamak, tekrarlanan işlemeyi önlemek, kliniğin yanıtını göndermek ve teslimat durumunu kaydetmek için kullanırız.
- Başlattığınız görüşme, kliniğin o görüşmeye yanıt vermesini sağlar. Tek başına sürekli bildirimlere kaydolduğunuz anlamına gelmez.
- Randevu onayları, değişiklikleri ve hatırlatmaları yalnızca bildirim izniniz kaydedildikten sonra gönderilir. Bilgilendirildikten sonra BİLDİRİM veya START yazarak ya da klinik aracılığıyla izin verebilirsiniz.
- İlgili klinik numarasından gelen mesajları durdurmak için STOP yazın. Bu işlem sıradaki mesajları iptal eder; ret talebinin işlemeye devam etmesi için asgari bir kayıt tutulur.
- WhatsApp mesaj metni 30 gün sonra kaldırılır. Teslimat ve izin kayıtları, saklama bölümünde açıklandığı üzere daha uzun süre tutulabilir.
- Meta, WhatsApp verilerini kendi koşulları ve gizlilik politikası kapsamında da işler. Klinik veya hizmet seçimi bile sağlık bilgisi açığa çıkarabilir. Kliniğiniz istemedikçe WhatsApp üzerinden belirti, tanı veya başka sağlık ayrıntıları göndermeyin.
Bir telefon numarası paylaşılıyorsa veya sahibini değiştirirse mesajlar amaçlanan kişiye değil, telefonu kullanan kişiye ulaşabilir. Paylaşılan veya değişen numaraları kliniğe bildirin.
Veriler kimlerle paylaşılıyor?
Verileri yalnızca hizmeti sunmak, kliniğin talimatlarını yerine getirmek, yasalara uymak veya hizmeti ve kullanıcılarını korumak için gerektiğinde aktarırız.
| Alıcı | Veri ve amaç |
|---|---|
| Amazon Web Services | Uygulama barındırma, veritabanları, yedekler, yüklenen dosyalar ve kendi sunucumuzda çalışan ZITADEL oturum açma hizmeti |
| Cloudflare | Ağ üzerinden sunum, TLS, ağ ucu güvenliği ve kötüye kullanıma karşı koruma |
| Google ile oturum açmayı seçen çalışanlar için: Google hesabı doğrular ve ad, e-posta adresi ile hesap kimliğini iletir. Google, çalışanın WAdoc.online'a oturum açtığını öğrenir | |
| Meta WhatsApp Business Platform | WhatsApp kullanan klinikler için telefon numaraları, mesaj içeriği, şablonlar ve teslimat olayları |
| Stripe | Ödemeden sorumlu kişinin kimliği, abonelik ve ödeme yönetimi; kart bilgilerini doğrudan Stripe alır |
| Brevo | İşlemsel e-posta adresleri, çalışan davetleri, destek güncellemeleri ve geri yükleme kodları |
| Çalışanların seçtiği takvim sağlayıcıları | Randevu zamanı, durumu ve doktor; hasta ve hizmet adları yalnızca klinik sahibi ayrıntılı aktarımı açarsa |
| Yetkili WAdoc destek çalışanları | Klinik verilerine yalnızca destek istendiğinde; erişim kişiye bağlı, gerekçesi kayıtlı, süreli ve denetlenebilir |
| Yetkili makamlar veya mesleki danışmanlar | Yalnızca yasal zorunluluk veya hakların tesisi, kullanılması ya da savunulması için gerektiğinde |
Hizmet sağlayıcılar verileri yalnızca sözleşmeli hizmetlerini sunmak veya yasal gereklilikleri yerine getirmek için kullanabilir. Hasta verilerini Stripe ile paylaşmayız; işlemsel e-postalar hasta kayıtlarını içermez.
Yurt dışına veri aktarımı
Bazı hizmet sağlayıcılar verileri Portekiz veya Avrupa Ekonomik Alanı dışında işleyebilir. Fiili alıcı ülkeler, sağlayıcı rolleri ve aktarım güvenceleri hâlen doğrulanmaktadır. İlgili veri sorumlusu, varsa Avrupa Komisyonu yeterlilik kararını veya GDPR kapsamındaki aktarım güvencelerini belirlemeli ve bunların bir kopyasının nasıl alınacağını açıklamalıdır. Veriler Türkiye'den yurt dışına aktarılıyorsa KVKK'nın 9. maddesi ayrıca değerlendirilmeli ve uygun durumda Türk hukukuna göre bir aktarım mekanizması kullanılmalıdır; GDPR standart sözleşme maddeleri bunun yerine geçmez. Verilerinize ilişkin doğrulanmış ülkeleri ve güvenceleri öğrenmek için privacy@wadoc.online adresine yazın.
Veriler ne kadar saklanıyor?
Aşağıdaki süreler, her işleme amacı için önerilen üst sınırlardır. Hâlihazırda otomatik olarak silinen veriler ayrıca belirtilmiştir. Diğer süreler, silme kontrolleri tamamlanırken hedef olarak uygulanacaktır; bu arada geçerli silme talepleri tek tek değerlendirilir. Hasta ve klinik kayıtlarının süresini, kendisine uygulanan hukuk ve meslek kurallarına göre klinik belirler.
| Veri | Saklama |
|---|---|
| Hasta kayıtları, randevular ve notlar | Kliniğin tabi olduğu sağlık ve meslek kurallarına göre belirlediği süre; bütün klinikler için tek bir süre yoktur. Süreye bağlı otomatik silme uygulanmamaktadır. |
| Klinik belgeleri ve yüklenen dosyalar | Kliniğin belge türüne göre belirlediği süre; süreye bağlı otomatik silme uygulanmamaktadır. |
| WhatsApp mesaj metni | Alındıktan 30 gün sonra otomatik olarak kaldırılır. |
| WhatsApp teslimat ve görüşme üst verileri | Hedef: belgelenmiş bir uyuşmazlık dışında, teslimat, başarısızlık veya işlemin kesinleşmesinden itibaren 12 ay. Kesinleşmiş üst verilerin otomatik silinmesi henüz etkin değildir; süresi dolan rezervasyon görüşmeleri silinir. |
| WhatsApp bildirim izni | İzin kullanıldığı sürece; ardından, geçerli bir silme kararına tabi olmak üzere, iznin geri alınmasından veya son kullanımından itibaren izin kanıtı için hedef 3 yıl. Numara aksi hâlde mesaj alabilecek durumda olduğu sürece asgari STOP kaydı tutulur. |
| Sonlanan oturumlar, kullanılmış çalışan davetleri ve klinik anlık görüntüleri | Sırasıyla 30, 90 ve 30 gün sonra otomatik olarak silinir. Hasta verilerini geri getirebilecek klinik görüntüleri, hastanın verileri silindiğinde geçersiz kılınır. |
| Çalışan hesabı ve profil verileri | Hesap etkin olduğu veya başka bir klinik için gerekli olduğu sürece; hedef: son hesap veya klinik üyeliği kapandıktan 30 gün sonra gereksiz iletişim ve profil verilerini kaldırmak. |
| Olağan çalışan mesajları ve yalnızca planlamaya ilişkin izin talepleri | Süre belirlenene kadar otomatik silme olmadan saklanır; önerilen hedef: mesaj tarihinden veya izin bitiminden itibaren 12 ay. İstihdam, klinik veya başka bir yasal kayıt yükümlülüğüne giren veriler ilgili kurala göre saklanır. |
| Uygulama denetim ve destek erişimi kayıtları | Hedef: olaydan itibaren 24 ay; destek dosyaları için kapanıştan itibaren 2 yıl. Klinik kayıt yükümlülüğü veya belgelenmiş bir inceleme daha uzun süre gerektirebilir. |
| Kişisel veri hakkı talepleri ve silme kayıtları | Hedef: dosyanın kapanmasından veya silme işleminden itibaren 3 yıl; daha uzun bir yasal yükümlülük veya açık talep varsa bu süre uygulanır. |
| Ham hizmet ve uç ağ istek kayıtları | Hedef: WAdoc'un kontrolündeki kopyalar için en fazla 90 gün; sağlayıcı ayarları doğrulanmaktadır. |
| Fatura ve vergi kayıtları | Uygulanabilir muhasebe ve vergi süresi boyunca. Faturalandıran işletme Portekiz KDV hukukuna tabi ise ilgili kayıtlar ve dayanak belgeleri takip eden 10 takvim yılı saklanır. |
| Altyapı yedekleri ve sağlayıcı kopyaları | Hedef: WAdoc'un kontrolündeki yedekler ve nesne sürümleri için en fazla 30 günlük döngü. Sağlayıcı süreleri doğrulanmaktadır; geri yükleme sonrasında silme talimatları yeniden uygulanır. |
Yasa, hukuki talep, düzenleyici makam talebi veya devam eden güvenlik incelemesi gerektiğinde veriler daha uzun tutulabilir. İhtiyaç kalmadığında silinir veya geri döndürülemez biçimde anonimleştirilir.
Silme talebi nasıl yapılır?
Hastalar: kaydınızı tutan kliniğe başvurun. Klinik kimliğinizi doğrulamalı ve mesleki veya yasal saklama yükümlülükleri nedeniyle kaydın bir bölümünü tutması gerekip gerekmediğine karar vermelidir. Kliniğe ulaşamıyorsanız privacy@wadoc.online adresine kliniğin adını yazarak başvurun; talebinizi güvenli biçimde yönlendirelim.
Çalışanlar ve diğer WAdoc kullanıcıları: “Veri silme talebi” konusuyla, hesap e-posta adresinizi ve ilgili klinikleri belirterek privacy@wadoc.online adresine yazın. Güvenli bir kanaldan istemediğimiz sürece kimlik belgesi göndermeyin.
Başka birinin verilerinizi sildirmesini önlemek için kimlik doğrulamaya yetecek bilgi isteyebiliriz. İlgili veri sorumlusu, GDPR kapsamındaki talepleri normalde bir takvim ayı içinde; KVKK kapsamındaki talepleri en geç 30 gün içinde yanıtlar. Silme geçerliyse veriler canlı hizmette silinir veya anonimleştirilir; sağlayıcı ve yedek kopyalarında silme kendi döngülerine göre ilerler. Silme günlüğü, silinen hasta verilerinin geri yükleme sırasında yeniden ortaya çıkmasını önler. Veri sorumlusu, saklanması gereken verileri ve yasal gerekçesini açıklar.
WhatsApp'ta STOP yazmak gelecek klinik mesajlarını durdurur; veri silme talebi değildir. Saklanan verilerin silinmesini de istiyorsanız yukarıdaki yolu kullanın.
Haklarınız
Koşullara göre kişisel verilerinize erişim, düzeltme, silme veya işlemenin kısıtlanmasını isteyebilir; işlemeye itiraz edebilir, taşınabilir verilerinizi alabilir veya rızanızı önceki hukuka uygun işlemleri etkilemeden geri çekebilirsiniz. Yasanın izin verdiği durumlarda veli, vasi veya yetkili temsilci de hakları kullanabilir.
Hastalar önce kliniklerine başvurmalıdır. Çalışanlar ve diğer kullanıcılar privacy@wadoc.online adresine yazabilir. GDPR talepleri normalde bir takvim ayı içinde yanıtlanır; talep olağan dışı derecede karmaşıksa ek süre gerektiğini ilk ay içinde gerekçesiyle açıklarız.
Portekiz denetim makamı Comissão Nacional de Proteção de Dados'ya (CNPD) veya yaşadığınız ya da çalıştığınız yerdeki yetkili veri koruma makamına şikâyette bulunabilirsiniz.
Türk KVKK uygulanıyorsa veri sorumlusundan verilerinizin işlenip işlenmediğini, işleniyorsa amacı ve yurt içindeki veya dışındaki alıcılarını öğrenebilir; eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini, koşulları varsa silinmesini ve bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini isteyebilirsiniz. Yalnızca otomatik sistemlerin analizi sonucu aleyhinize çıkan bir sonuca itiraz edebilir ve hukuka aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep edebilirsiniz. Veri sorumlusu talebi en geç 30 gün içinde yanıtlamalıdır. Kişisel Verileri Koruma Kurumuna şikâyetten önce veri sorumlusuna başvurmanız gerekir. Yanıt yetersizse veya talep reddedilirse yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün, her durumda ilk başvurudan itibaren 60 gün içinde Kurula şikâyette bulunabilirsiniz.
Çalışanlar ve WAdoc kullanıcıları
WAdoc hesabınız, profiliniz, güvenlik etkinliğiniz veya fatura verileriniz için privacy@wadoc.online adresine başvurun. Kliniğiniz kendi çalışan üyeliklerini ve işyeri kayıtlarını kontrol eder; bunlar için kliniğe başvurun.
Güvenlik
WAdoc.online kişiye özel hesaplar, klinik rollerine göre erişim, doktor düzeyinde hasta kapsamı, şifreli bağlantılar, veritabanlarında, yedeklerde ve yüklenen dosyalarda saklanan verilerin şifrelenmesi, karmalanmış oturum belirteçleri, sahte istekleri önleme kontrolleri, denetim kayıtları, sınırlı destek erişimi, yedekleme ve kurtarma kontrolleri kullanır. Çalışanların erişimi görevleriyle sınırlıdır. Hiçbir internet hizmeti mutlak güvenlik sözü veremez; olası gizlilik veya güvenlik sorunlarını privacy@wadoc.online adresine bildirin.
Çerezler ve tarayıcı depolaması
WAdoc.online, çalışanların oturumlarını açık tutmak ve formları sahte isteklere karşı korumak için zorunlu çerezler kullanır. Tarayıcı; dil, tema ve son kullanılan klinik gibi tercihleri saklar. Bu teknolojiler reklam veya siteler arası izleme için kullanılmaz. Bu herkese açık gizlilik sayfası çerez oluşturmaz.
Değişiklikler ve iletişim
Bu bildirim değiştiğinde üstteki güncelleme tarihini yenileriz. WhatsApp bildirimleri gibi bir izni etkileyen önemli değişiklikler ileriye dönük uygulanacak ve izin kaydedilirken gösterilen bildirim sürümüne bağlanacaktır.
Sorular, gizlilik talepleri ve güvenlik bildirimleri: privacy@wadoc.online.